Delen is het nieuwe vermenigvuldigen

Alleen tijd besteden aan de leukste werkzaamheden in je business. Voldoende tijd voor jezelf, familie en vrienden. Een droom voor vele ondernemers. En deze droom is dichterbij dan ooit. Met deze 4 stappen kan jij ook succesvol samenwerken met een Virtual Assistant en daarmee richten op de groei van je bedrijf en op de leuke dingen in je onderneming. Waardoor je weer plezier en rust ervaart en een goede balans hebt tussen je bedrijf en gezin.

Waarom heeft dan nog niet iedere ondernemer een onlineteam met één of meer Virtual Assistants? Uit mijn onderzoek en ervaring is gebleken dat ondernemers het liefste alles zelf doen. Ze zijn niet voor niets ondernemer geworden. 

En als de ondernemer zich over deze eerste barrière heen heeft gezet, doemt de volgende alweer op. Het zorgen dat taken gedaan worden op een manier die niet leidt tot extra werk bij de ondernemer. Bovendien zijn bijkomende zorgen en stress ook slechte raadgevers in het succesvol delegeren aan een Virtual Assistant.

Hieronder leg ik in 4 stappen uit hoe jij succesvol kan samenwerken met een Virtual Assistant (VA).

Stap 1: Bepaal je doel 

Het begint allemaal door van te voren goed na te denken en antwoorden te vinden op onderstaande vragen:

  • Waarom ben je op zoek naar een VA, wat wil je bereiken? 
  • Welke werkzaamheden wil je uitbesteden?
  • Waar kom jij aan toe als je deze taken uitbesteed?
  • Wat zoek je in een VA?
  • Hoe zie je de samenwerking voor je?
  • Hoeveel tijd is er nodig voor de werkzaamheden per week/maand?
  • Wat is je budget?

Zijn deze vragen beantwoord? Dan heb je een goed beeld voor jezelf gemaakt en kun je kijken welke VA bij jou en jouw bedrijf past. Maar hoe vindt je een VA? Kijk eens rond in je netwerk, vraag of er misschien iemand al met een VA werkt of die er één kent die aansluit bij de werkzaamheden die jij wilt uitbesteden.

Stap 2: Ga in gesprek en wees duidelijk in wat je wel en niet wilt.

Als je een VA hebt gevonden plan dan een kennismakingsgesprek in. Een gesprek kan onder andere via de telefoon, Skype of zoom worden gehouden. Bespreek wat jij wil bereiken en waar je als ondernemer mee zit. 

Maak goede afspraken over communicatie, beschikbaarheid, bereikbaarheid, het gebruik van online tools en de wijze waarop de kennis en informatie wordt gedeeld. Bespreek hoe er samengewerkt gaat worden. Er zijn veel (online) mogelijkheden om efficiënt te communiceren en samen te werken. Wil je liever één keer per week telefonisch overleggen of maak je liever gebruik van online tools. En maak duidelijke afspraken over de deadlines wanneer iets af moet zijn. Dit voorkomt teleurstellingen en ergernis. 

Wees zo duidelijk mogelijk over de opdracht en verwachtingen die jij hebt. Bepaal samen de programma’s waarmee je wilt werken en bespreek het maximale aantal uren voor de werkzaamheden. Vergeet ook niet dat een VA tijd nodig heeft om jouw werkzaamheden onder de knie te krijgen. 

Daarnaast heeft iedereen zijn eigen manier van werken. Deel in dit gesprek ook jouw manier van werken met je VA. Heb je een bepaalde structuur waarop je je dag indeelt? Wat is jouw manier van communiceren met jouw klanten. Als je dat laat weten aan de VA, dan wordt jouw manier ook door je VA toepassen.

Stap 3: De overeenkomst

Na het gesprek zal de VA een overeenkomst sturen waarin de werkzaamheden, gemaakte afspraken en kosten vermeld staan. Vergeet niet om afspraken te maken over de facturatie voor jullie samenwerking begint. Verwerkt je VA vertrouwelijke gegevens? Laat de VA in de overeenkomst zetten hoe zij hiermee omgaat. Hou de communicatie zo duidelijk mogelijk, zo voorkom je teleurstellingen achteraf.

Stap 4: Evalueer

Spreek een periode af om te evalueren hoe de samenwerking verloopt en of de samenwerking wordt voortgezet. Maak bespreekbaar wat er goed gaat en waar nog aandacht aan moet worden besteed. Sleutelwoorden in de samenwerking met een VA zijn openheid, duidelijkheid en vertrouwen.

Als je na deze 4 stappen nog lastig vindt om werk uit handen te geven kun je beginnen met kleine opdrachten. Zo kunnen jij en je VA rustig aan elkaar wennen en ervaar je of de samenwerking prettig verloopt.

Herken jij je in de volgende punten?

  • Wil je jouw bedrijf beter zichtbaar maken, maar kom je er gewoonweg niet aan toe om je bedrijf nog meer in beeld te brengen bij potentiële klanten?
  • Mis je als ondernemer een ‘klankbord’ en wil je een sparringpartner die jou echt begrijpt en je verder helpt om te groeien naar ‘the next level’?
  • Ben je constant aan het werk? En heb je nauwelijks het gevoel dat je vrije avonden of weekend hebt?
  • Zou je je alleen maar bezig willen houden met de leukste zaken in je bedrijf (je passie), maar lukt dit niet omdat er te veel taken op je bord liggen?
  • Heb je terugkerende werkzaamheden die je graag automatiseert zodat je tijd overhoudt, maar je weet niet hoe?
  • Merk je dat je niet meer verder kunt groeien met je bedrijf omdat je kennis mist?

Dan kan ik je helpen op weg naar die rood to freedom!! Neem hier contact met me op.

Volg jij me al op Facebook of Instagram?


Delen is het nieuwe vermenigvuldigen